協力会社との面倒な紙やファイルのやり取りをゼロに。
日々の業務で外部の関係者の方々とのやりとりをメールで行っている方は多いと思います。しかし、メールでのやりとりは当たり前の作業のため、メール以外でのやり方を考えたことがある人は少ないのではないでしょうか？普段メールで報告書のやりとりをしていて、以下のお悩みはありませんか？
協力会社やクライアントとの紙や添付ファイルのやりとりが面倒
いつ報告書が上がってくるか状態が分からない
報告書の承認や内容の確認に管理者の時間がとられている
メールと一緒に様々な添付ファイルを送るのに他のアプリケーション（エクセルやワードなど）を横断して作業を行うことは、気づかないうちに多くの時間を使ってしまいます。とくに添付書類や画像が多かったりする場合は容量や数によってはさらに膨大な時間を使うことになります。オペトラは、それらをシンプルに一元化し、カンタンに管理することが可能です。
現場からそのまま報告したい。そして承認はいつでもどこからでも行いたい。
私たちオペトラが一番多く耳にするケースは外部事業者との報告書のやりとりの中でも、施工の作業現場に関する内容が最も多いです。それは施工の多くは、デジタルツールが簡単に使える環境ではないため、未だにエクセルやワードで作成した報告書を印刷して対応しているところがほとんどです。
結果、メールでのファイルのやりとりがとても多くなっています。これは専用のアプリケーションをインストールする必要性や、現場作業している人がパソコンを持っていない環境だったりなど、多くの要因は作業者側にあります。
ですが、作業を発注する管理者にとっては簡単に解決できる内容ではありません。しかし、多くの現場では作業が終わったら現場から報告したいと考えているのですが、このような状況からなかなか改善されてきていません。
従来のフロー
オペトラのフロー
また、発注をしている作業管理者にとっても、現場から上がってくる報告書の把握や承認などのフローがアナログなために管理業務に日々追われています。「依頼した施工業務の報告がいつ上がってくるんだろうか？」「報告書の件数が多くてどれがどの状態か分からない」などなど、このような状況になっていませんか？そして報告作業がアナログなために、承認に必要なハンコを押すために会社に戻らないといけないということまであります。管理者にとっても、承認はいつでもどこでも行えることが好ましいはずです。
オペトラ1つでカンタンにやりとりが完結。報告書の作成、依頼、承認までワンストップ。
日常的な外部関係者とのメールでのファイルのやりとりですが、今までのやり方に疑問をもつと、どこにどのような課題があるのか見えてくるようになります。今まではメールやエクセルなど様々なアプリケーションが分断されていましたが、様々なツールやブラウザ機能の向上のおかげでアプリケーションやシステムの一元化が可能になってきています。
しかし一方で、一元化することで高機能になってしまうため画面操作が複雑なものが多く、使い慣れるまで時間がかかり教育コストがかかってしまう製品が多いです。こういったことも管理者の方を悩ませる要因で、新しいツールの導入がなかなか進まない理由の1つになっています。
オペトラはこのような課題を解決するために作られました。ツールが複雑になりすぎて導入されなかったり、導入されたとしても根本的な解決に繋がらないことを避けるために、必要な機能を必要な人にだけ使えるように設計をしています。
