協力会社との面倒な紙やエクセルファイル、ワードファイル、PDFなどのやり取りをゼロに。
日々の報告業務で何かしらの作業内容の報告をするのに、エクセルやワードで作った帳票に記入して、それをPDF化しEメールに添付して送っているという方は多いと思います。メールに添付して送るなんていうのは、もはや当たり前の作業のため、むしろEメール以外のやり方を考えたことがある人は少ないのではないでしょうか？普段Eメールで報告書のやりとりをしていて、以下のお悩みはありませんか？
報告書のエクセルやワードファイルが膨大な量や1つのファイルサイズが重たくなりすぎて、やりとりが面倒
アナログな管理のため、いつ報告書が上がってくるか状態が分からない
エクセルやワードで作成したものを紙に出力してから承認に回すので、余計に管理に時間がかかっている。
様々な報告書をエクセルやワードで作るのが当たり前になってしまっているからこそ、メールと一緒に様々な添付ファイルを送るのに他のソフトウェア（エクセルやワードなど）を横断して作業を行うこと自体が、気づかないうちに多くの時間を使ってしまっているという事実になかなか気づけません。さらに、添付書類の数や異なるフォーマットの書類を開く場合は容量や数によってはさらに膨大な時間を使うことになります。
知ってましたか、どれだけ非効率だったのか？
IDC社の調査によると、インフォメーションワーカー（情報を使って仕事をする人）が、1週間のうち文書の捜索に費やしている時間は、”*4時間”とのことです。つまり。1年に換算すると26日分、”約1ヶ月分”になります。皆さんが想像していたよりも多い数字じゃないでしょうか？
*「日本国内のインフォメーションワーカーが抱える生産性ギャップを埋める：IT部門の新たな課題と機会」2012年6月より参照
現場からそのまま報告したい、作業員の本音。
エクセルやワードなどを使った報告書対応の中でも、施工作業現場の解決方法に関して私たちオペトラは数多く耳にしてきました。それは施工作業現場の多くが、デジタルツールが簡単に使える環境ではないため、未だにエクセルやワードで作成した報告書を紙に印刷して対応しているところがほとんどなためです。作業を発注する管理者にとって非常に悩ましい問題です。デジタル化したくてもなかなか進められない多くの要因が、専用のアプリケーションをインストールする必要性だったり、現場作業している人がパソコンを持っていない環境だったりなど、作業者側にあるためです。しかし、作業現場の多くは面倒な報告対応を現場から離れた後ではなく、現場からそのまま報告し終わらせたいと考えています。
施工作業現場の報告書対応で重要なこと
最優先で取り組まなければいけないことは、まず紙で行っていることをデジタル化することですが、これでは手段が目的化してしまい、デジタル化することで満足してしまうケースがほとんどです。デジタル化するためには、建設工事や内装工事、塗装工事など作業内容に関わらず、作業を発注する管理者にとってどの現場にも共通して考慮しなければいけなことがあります。それは、
教育コストがほとんどかからずに導入できる。
施工現場で働いてる人の多くはIT業界の人のようにパソコンを日常的に使用していません。パソコンよりモバイルのほうが使い慣れているケースが多いのです。つまり普段使い慣れているデバイスによりそった改善方法でなければいけません。ゼロから新しいデバイスの使い方を覚えるのはとてつもない労力がかかります。
管理しやすい
作業発注者にとって管理しやすいというのは絶対的な条件ですが、何をもって管理しやすいのか、何のために何を管理しなければいけないのか、しっかりと本質を把握することが重要です。多くの施工現場で、報告された内容の承認に関する管理業務が一番時間がかかるという声を私たちオペトラとは耳にしています。
オペトラ1つで全て解決。報告書の作成、依頼、承認までワンストップ。
従来の報告書の対応でメールやエクセルなど複数のソフトウェアを使ってやっていたのを、オペトラでは全て一元化しました。アウトルックもエクセルもいりません。ブラウザ上で報告書の作成から依頼、報告内容の入力から提出、そして承認までをすべてワンストップで行えるようにしました。
アプリインストール不要。メアドだけですぐ使える
オペトラはアプリのインストールの必要はありません。お使いのブラウザからメールアドレスでサインアップしていただくと、すぐお使いになれます。
メール機能と承認機能が備わっている
オペトラ上で作成した施工報告書は作業者にそのまま通達することができ、必要であれば外部関係者へメールを送信することも可能です。そして作業者から提出された報告書をオペトラ上で承認することができ、タスクを完了させることができます。
徹底的にシンプルな操作画面。学習コスト削減へ
オペトラは誰でも簡単に使えることを念頭に製品設計しています。インターフェイスに極力無駄なボタンや機能を設置しないようにしているので、必要な報告内容に必要な入力だけするようになっています。
まとめ
施工現場の報告で一番重要なのことは、行った作業がしっかりと問題なく実行され、安全に怪我なく完了されたかどうかタイムリーに確認することです。タイムリーに確認できるようにするためには、作業終了後にすぐに現場から報告を行えるだけでなく、作業現場者にとって楽にスムーズに使えるものであり、そして管理者が報告内容を承認しやすい環境であるかどうか、両者の環境をしっかりと考慮する必要があります。当社では、施工現場作業者の報告書作成業務や管理者の承認作業の負担を軽減する業務改善ツール「オトペラ」を提供しています。施工現場の報告書のやり取りや管理業務の改善を検討されている方は、お気軽にご相談ください。
