日常業務での隠れた時間泥棒。気づいてますか？
私たちは日々の業務でファイルに関するさまざまな操作を行っています。メールの添付ファイルをアップロードしたり、ダウンロードしたり、ファイルを作成、名前をつけて保存したり、PDFにしたり、パスワードを解除したり、これら全ての操作は、一見小さな作業量ですが、積み重なって大きな時間を奪っています。弊社調べや実際にあったケースを取り上げると、文書の処理で一週間におおよそ4時間を費やしています。これを一年間に換算すると、なんと約26日分、つまり”約1ヶ月”分です。
また、このような業務は現在、紙やExcelやPDFなどで業務を行っている業務管理者の方々にとって大きな負担となっています。これを読んでいる管理者の方、以下のようなこと、よくありませんか？
様々なお客様からの添付ファイルが多くて、毎回探している。
報告書の確認が多く、ステータスの把握に毎回時間がかかっている。
報告書の承認を毎回オフィスでやらないといけないのが億劫。
典型的な業務報告までの数多い工程
1年を通して文書探しに費やしている時間推移
今まで当たり前と思ってた定番な手法からの解放
2023年現在、ChatGPTやAI画像認識など様々な技術を利用して業務プロセスは常に進化していますが、Eメールの添付というプロセスは、メールが生まれてから20年間全く変わらないアクションです。社内コミュニケーションはチャットのようなツールが普及していますが、顧客や協力会社のような外部会社とのやり取り、特に報告書などの提出書類の送受信などではまだまだメールに書類添付が主流です。現在において本当にこのやり方しかないのでしょうか？
私たちオペラはこれを変えるためのツールを提供しています。紙やExcel、PDFとメールのやり取りを一元化し、業務管理を劇的に楽にします。定額で多くの人が使え、また社内外を気にせず利用できるため、これまで以上に業務がスムーズに行うことができます。
オペトラ1つでカンタンにやりとりが完結。報告書の作成、依頼、承認までワンストップ。
今までのやり方に疑問をもつと、どこにどのような課題があるのか見えてくるようになります。今まではメールやエクセルなど様々なアプリケーションが分断されていましたが、デジタル技術やブラウザ機能の向上のおかげでアプリケーションやシステムの一元化が現在では可能になっています。
しかし一方で、一元化することで高機能になってしまうため画面操作が複雑なものが多く、使い慣れるまで時間がかかり教育コストがかかってしまう製品が多いのも事実です。便利である分、利用する側にとってはデメリットもあるのです。こういったことも管理者の方を悩ませる要因で、新しいツールの導入がなかなか進まない理由の1つになっています。
オペトラはこのような課題を解決するために作られました。ツールが複雑になりすぎて導入されなかったり、導入されたとしても根本的な解決に繋がらないことを避けるために、必要な機能を必要な人にだけ使えるように設計をしています。
業務改善は私たちオペトラにお任せください。まずはご相談から。
ノーコードで作成できる業務改善アプリやAIによる業務データ分析など、様々な業務改善ツールが市場に出回っていますが、業務課題解決のためには、様々な専門的な知識が必要です。いくらノーコードで簡単にアプリが作成できるとは言っても、業務そのもの自体がなぜそれが行われているのか、ゴールと背景も考慮しなければいけないことがたくさんあります。
私たちオペトラは製品開発の過程で様々な業界の現場業務をリサーチ・分析し、多くの知見をもっています。業務改善はまず第三者の客観的な分析が非常に重要です。是非私たちオペトラにまずはご相談ください。
