2023年現在、ChatGPTやAI画像認識など様々な技術を利用して業務プロセスは常に進化していますが、Eメールの添付というプロセスは、メールが生まれてから20年間全く変わらないアクションです。社内コミュニケーションはチャットのようなツールが普及していますが、顧客や協力会社のような外部会社とのやり取り、特に報告書などの提出書類の送受信などではまだまだメールに書類添付が主流です。現在において本当にこのやり方しかないのでしょうか？

私たちオペラはこれを変えるためのツールを提供しています。紙やExcel、PDFとメールのやり取りを一元化し、業務管理を劇的に楽にします。定額で多くの人が使え、また社内外を気にせず利用できるため、これまで以上に業務がスムーズに行うことができます。

今までのやり方に疑問をもつと、どこにどのような課題があるのか見えてくるようになります。今まではメールやエクセルなど様々なアプリケーションが分断されていましたが、デジタル技術やブラウザ機能の向上のおかげでアプリケーションやシステムの一元化が現在では可能になっています。

しかし一方で、一元化することで高機能になってしまうため画面操作が複雑なものが多く、使い慣れるまで時間がかかり教育コストがかかってしまう製品が多いのも事実です。便利である分、利用する側にとってはデメリットもあるのです。こういったことも管理者の方を悩ませる要因で、新しいツールの導入がなかなか進まない理由の1つになっています。

日々の点検業務は、現場から上がってくる書類を確認し内容を報告フォーマットに転記したり、集計したりといった一連の作業が必要です。しかし、その作業が手書きやエクセルによる手動で行われている場合、以下のような問題に直面していませんか？

点検表の入力データや正誤チェックを細かく対応しようとすると、非常に神経を使い、ストレスもかかる作業です。オペトラは、こうした業務をサポートするために作られています。

点検業務の目的は、製品やサービスの提供において不可欠な機械、設備、環境の機能性、安全性、衛生面のチェックです。問題のない状態を保つことが望ましいですが、日々の点検作業が形骸化したり、作業者や管理者に負荷をかけたりすることは避けたいはずです。

また、もし問題が発生した場合も、迅速に対処し、今後の業務に反映する必要があります。実際には、「紙やエクセルファイルの山から該当の文書がどこにあるかすぐに分からない。」、「点検シートの書面のアップデートをしたいけど、レイアウト変更から、関係者への配布や印刷までの手間と周知が大変。」など、こんな状態になっていませんか？

点検業務を効率的に実施する際の課題は、日常的かつ頻繁な実施が求められる一方、多数のチェック項目の入力が煩雑であることがあります。また点検の多くはノンデスク環境において作業を行う必要があり、PCが使用できない状況であることもあります。

これらの課題を解決するため、オペトラは普段使い慣れているスマホ一つでお手軽に点検報告を上げることができる製品を設計しています。また管理者目線では提出前に自動チェックをかけたり、1クリックで承認したりすることができ、点検業務で発生する課題や面倒な部分を解決します。

業務改善をしようと試みて新たなITツールを導入しようとしたが、現場になかなか浸透せず結果何も変わらなかったことはありませんか？多くのケースで共通して見られる導入時の悩みとして、

オペトラは、これらの導入課題を解決できるように、導入支援から製品設計までを行っています。

現場メンバーや関係者の中には、ノンデスクワーク(フィールドワーク)がメインで、通常業務でPCを使わない方も多いかと思います。そのような方々はITツールの利用に慣れておらず、難しい操作のツールの利用は大きな障壁となります。

結果、ツールの使い方を覚えるまでの時間がかかりすぎたり、思うように活用できずツール導入の投資対効果を低下させ、期待したほどの効果を上げることができないケースもあるのではないでしょうか？

これらの課題を解決するためには「浸透のしやすさ」も考慮した導入プロセスの整理や手段の選定が必要です。しかし、多くのITツールは機能性を追求しすぎて操作が複雑になり、逆に理解しにくいものが多いのが現状です。その結果、ツールを使いこなすための学習コストが高くなります。

また既存の業務のやり方に合わせてツールを適応することで、操作がさらに複雑になり、導入が推進していかない原因となっているのをたくさん見てきました。

上記のような背景もあり新しいITツールを導入する際に重要なのは、単なる機能の多少だけでなく、「使いやすさ」と「広げやすさ」と「やり方を変えること」です。

私たちが重視するのは、すべてをツールで解決しようとしないこと。もちろん製品は、複雑な操作を覚える必要なく利用できるよう、ユーザーフレンドリーに設計しておりますが、それ以外にも、導入時にデジタルを前提した業務プロセスの設計のご支援や教育支援なども合わせて行っております。

こうして、より現場に浸透させ効果をあげていただきやすい製品やサービスを提供しています。

日々の業務で外部の関係者の方々とのやりとりをメールで行っている方は多いと思います。しかし、メールでのやりとりは当たり前の作業のため、メール以外でのやり方を考えたことがある人は少ないのではないでしょうか？普段メールで報告書のやりとりをしていて、以下のお悩みはありませんか？

メールと一緒に様々な添付ファイルを送るのに他のアプリケーション（エクセルやワードなど）を横断して作業を行うことは、気づかないうちに多くの時間を使ってしまいます。とくに添付書類や画像が多かったりする場合は容量や数によってはさらに膨大な時間を使うことになります。オペトラは、それらをシンプルに一元化し、カンタンに管理することが可能です。

私たちオペトラが一番多く耳にするケースは外部事業者との報告書のやりとりの中でも、施工の作業現場に関する内容が最も多いです。それは施工の多くは、デジタルツールが簡単に使える環境ではないため、未だにエクセルやワードで作成した報告書を印刷して対応しているところがほとんどです。

結果、メールでのファイルのやりとりがとても多くなっています。これは専用のアプリケーションをインストールする必要性や、現場作業している人がパソコンを持っていない環境だったりなど、多くの要因は作業者側にあります。

ですが、作業を発注する管理者にとっては簡単に解決できる内容ではありません。しかし、多くの現場では作業が終わったら現場から報告したいと考えているのですが、このような状況からなかなか改善されてきていません。

また、発注をしている作業管理者にとっても、現場から上がってくる報告書の把握や承認などのフローがアナログなために管理業務に日々追われています。「依頼した施工業務の報告がいつ上がってくるんだろうか？」「報告書の件数が多くてどれがどの状態か分からない」などなど、このような状況になっていませんか？そして報告作業がアナログなために、承認に必要なハンコを押すために会社に戻らないといけないということまであります。管理者にとっても、承認はいつでもどこでも行えることが好ましいはずです。

日常的な外部関係者とのメールでのファイルのやりとりですが、今までのやり方に疑問をもつと、どこにどのような課題があるのか見えてくるようになります。今まではメールやエクセルなど様々なアプリケーションが分断されていましたが、様々なツールやブラウザ機能の向上のおかげでアプリケーションやシステムの一元化が可能になってきています。

しかし一方で、一元化することで高機能になってしまうため画面操作が複雑なものが多く、使い慣れるまで時間がかかり教育コストがかかってしまう製品が多いです。こういったことも管理者の方を悩ませる要因で、新しいツールの導入がなかなか進まない理由の1つになっています。