1.「ワークスペースオーナー」について

サインアップが完了しオペトラのアカウントが作成できたら、ログインし管理画面ホームにアクセスします。右上のプロフィールアイコンをクリックするとご自身のワークスペースの基本的な設定画面へアクセスできます。

ワークスペース設定は、会社の名前、住所、電話番号、ロゴなどご自身のビジネスの情報が含まれます。これらの情報は、オペトラ上で作成したタスク画面やPDFを社外関係者に送るときなどに表示されます。

スムーズなビジネスコミュニケーションを実現させるために、ワークスペースの設定は必ず行ってください。

2.メンバー権限に関して

オペトラでは、招待するメンバーに対して「管理者」「メンバー」「作業者」の3つの権限レベルを設定することが可能です。

以下それぞれの権限の内容です。

管理者

ワークスペースオーナーと同等レベルの権限を渡したいメンバー向けです。
ワークスペースの設定、以外のすべての権限をもちます。

  • 管理画面ホーム
    • 所属フォルダの報告書状況/自分の報告書リスト
  • フォルダ/ゲストフォルダ
    • フォルダの作成
    • 所属フォルダへのメンバー追加
  • 報告書
    • 作成/閲覧/承認
  • テンプレート
    • 新規作成/管理
  • 報告データ管理
    • データソート/ダウンロード
  • メンバー
    • 新規招待/管理

メンバー

所属するフォルダにおけるタスクを管理するメンバー向けの権限です。
テンプレートやメンバーなどの管理はできません。

  • 管理画面ホーム
    • 所属フォルダの報告書状況/自分の報告書リスト
  • フォルダ
    • メンバー追加権限はないが、フォルダに追加されればフォルダ内の情報は閲覧できます。
  • 報告書
    • 作成/閲覧/承認
  • テンプレート
    • アクセス権限なし
  • 報告データ管理
    • アクセス権限なし
  • メンバー
    • アクセス権限なし

作業者

主に作業メンバー向けの権限です。
所属するフォルダにおける、作成、閲覧権限のみをもちます。

  • 管理画面ホーム
    • 自分の報告書リスト
  • フォルダ
    • メンバー追加権限はないが、フォルダに追加されればフォルダ内の情報は閲覧できます。
  • 報告書
    • 作成/閲覧
  • テンプレート
    • アクセス権限なし
  • 報告データ管理
    • アクセス権限なし
  • メンバー
    • アクセス権限なし
3.運用タイプ別の権限の割り振り方サンプル

運用パターンごとに権限の割り振りサンプルをご紹介しますので、参考にしてみてください。

外部のパートナー様と利用する場合

システム管理者　：ワークスペースオーナー/アドミン
業務管理者　　　：マネージャー
協力パートナー　：エディター もしくはゲストフォルダ機能でアクセス

自社の現場で作業を行う場合

システム管理者　：ワークスペースオーナー/アドミン
業務管理者１　　：アドミン
業務管理者２　　：マネージャー
現場作業者　　　：エディター もしくはゲストフォルダ機能でアクセス

自社の複数部署で情報共有を行う場合

システム管理者　：ワークスペースオーナー/アドミン
主幹業務管理者　：アドミン/マネージャー
主幹現場作業者　：エディター
他部署担当者　　：エディター もしくはゲストフォルダ機能でアクセス