1.報告書格納に必要なゲストフォルダを作成する

オペトラではテンプレートを利用して報告書を作成します。そして作成した報告書を格納・管理するためにフォルダ機能を使います。フォルダはワークスペース1つにつき最低1つ作成する必要がありますが、数に制限はありません。また不要になったフォルダは削除することができます。

2.URL発行＆QRコード生成

ゲストフォルダ作成時に報告書のテンプレートを選択します。選択後にURLが発行されますので、そこからボタン一つでQRコードを即時発行することが可能です。

※下図はメール送付ボタンがありますがこちらの機能は現在はございませんのでご了承ください。

3.ゲストフォルダアクセス用のURLまたはQRコードを共有

発行されたURLまたはQRコードを報告書を提出してもらう作業者と共有します。作業員は共有されたURLまたはQRコードから報告書へアカウント登録なしで、アクセスすることができます。URLをメールで送ったり、QRコードを印刷して作業員の目のつくところに設置したりしてご活用ください。

4.ゲストフォルダへの閲覧が必要な関係メンバーを追加する

ゲストフォルダアクセス用のURLまたはQRコードの共有が終わったら、ゲストフォルダに格納される報告書の内容を閲覧する必要のあるメンバーをリストから選んで追加します。ワークスペースに該当メンバーが追加されていても、いずれかのゲストフォルダに追加されていなければ、そのメンバーは報告書の閲覧をすることはできません。

ワークスペースオーナーはサインアップ完了した直後から、作成したフォルダの全てにアクセスすることができます。

5.ゲストフォルダを整理する

利用を続けていると不要になったり、使用頻度が減ったりしたゲストフォルダがでてきます。それらの整理のためにゲストフォルダ整理機能を用意しています。ゲストフォルダ整理はフォルダ名の編集、不要になったフォルダの削除ができます。